Bạn cần tới khảo sát trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

6 bí quyết thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hoàn hảo

Thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời luôn là một trong những vấn đề ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Nếu bạn chủ quan chỉ xem qua những hình ảnh trên Internet rồi đưa vào bản thiết kế chương trình thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi điều kiện thực tế sẽ khác xa so với hình ảnh trên web.

Vậy nên, để có một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo, cùng tham khảo 6 yếu tố sau.

1. Khảo sát trực tiếp nơi thuê địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời

Không có gì chính xác bằng “tai nghe, mắt thấy”. Khi xuống thực địa, bạn sẽ biết được đâu là điểm mạnh, đâu là khuyết điểm cần che đi của địa điểm.

Thêm vào đó, việc đi thực tế còn giúp bạn định hình trước được những khó khăn gặp phải khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Bạn cần tới khảo sát trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Bạn cần tới khảo sát trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Bạn cần lưu ý khi tới thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời:

  • Địa điểm có phù hợp với style tổng của chương trình hay không? Bạn nên tìm nơi có không gian rộng rãi, phù hợp với lượng khách mời, thêm vào đó thiết kế độc đáo và làm nổi bật được nội dung chủ đạo của buổi tổ chức sự kiện ngoài trời.
  • Mặt bằng như thế nào, mặt sân cỏ hay gạch?
  • Giao thông tại đây có thuận lợi hay không? Có thường xuyên bị tắc đường không?
  • Có gần công trường đang thi công sản xuất hay không? Bởi lẽ nếu gần sẽ gây ồn ào, bụi bặm làm giảm chất lượng âm thanh và gây mất thiện cảm cho quý khách mời tham dự.
  • Nếu khách mời vào có cần mang theo giấy tờ tùy thân không? Diện tích cầu thang, hành lang rộng, hẹp như thế nào?
  • Bãi đỗ xe có thuận tiện cho khách mời hay không?
  • Vệ sinh cần sạch sẽ, đảm bảo thoải mái cho khách mời.
  • Tìm hiểu về cơ sở vật chất có sẵn như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, phông rạp, nguồn điện, đồ vật trang trí…
  • Những dịch vụ nào phải thuê và những dịch vụ nào được đi kèm miễn phí.
  • Nếu mang đồ ăn, uống đi theo có cần phải trả thêm phí hay không?
  • Thực đơn, các loại món ăn phụ vụ chất lượng và chi phí như thế nào?
  • Có phòng ăn riêng hay không?
  • Phòng bếp có đảm bảo an toàn vệ sinh hay không?
Đừng bỏ qua vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm
Đừng bỏ qua vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm

2. Giấy phép cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện TP HCM

Dù là sự kiện nhỏ hay lớn bạn cũng nên lưu ý việc xin giấy phép để buổi tổ chức sự kiện ngoài trời được diễn ra thuận lợi.

Một số đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lo chu toàn cho bạn phần này, việc của bạn là chỉ cần lên kế hoạch và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng chương trình đã đề ra.

3. Đm bo tính an ninh

Đảm bảo an ninh cho sự kiện
Đảm bảo an ninh cho sự kiện

Vì địa điểm tổ chức sự kiện ở ngoài trời nên an ninh luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu để tránh trường hợp mất hoặc lưu lạc đồ đạc, tài sản của khách mời cũng như chính đơn vị tổ chức.

Bạn có thể lựa chọn phương án phát vé mời và soát vé để hạn chế tối đa người lạ. Thêm vào đó cũng cần quan tâm tới an ninh ở nơi cất giữ phương tiện đi lại phòng trường hợp có sự cố xảy ra ngoài ý muốn.

4. Quan tâm tới điều kiện thời tiết

Không giống như địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà, với những sự kiện ngoài trời thời tiết cũng góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bạn luôn cần có phương án dự trù nếu thời tiết xấu như quá nắng nóng hoặc mưa thất thường.

Tốt nhất bạn nên xem dự báo thời tiết trước. Ngoài ra nếu mùa mưa, lạnh thì nên cân nhắc để chọn phương án khác thay vì thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời.

5. Các điều khoản đặt cọc, thanh toán và giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Khi bắt đầu khảo sát về địa điểm thuê, bạn cũng cần lưu ý tới các vấn đề liên quan tới đặt cọc và thanh toán như: số tiền đặt cọc, thời gian đặt cọc, bồi thường nếu hủy đặt cọc, thanh toán sau sự kiện…

Bạn cần yêu cầu có hợp đồng hoặc biên bản đi kèm để đảm bảo tính xác thực và uy tín.

6. Thời gian bắt đầu setup sự kiện

Thông thường ở những địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ cho phép bạn bắt đầu dựng phông rạp, treo bandrol, trang trí…từ nửa ngày tới 1 ngày trước khi sự kiện chính bắt đầu.

Tuy nhiên, nếu trước đó có một event tổ chức trước thì sẽ làm cho thời gian này eo hẹp lại. Bạn cần hỏi chi tiết chủ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời về thời gian cũng như chi phí setup cho sự kiện của mình.

Để thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời như mong đợi sẽ bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Nhưng hãy luôn lưu ý 6 điều trên để có được một chương trình thuận lợi và thành công như mong đợi.

>> Bạn nên xem qua địa điểm tổ chức sự kiện của Crystal Palace để thấy sự chuyên nghiệp trong đó.

CrystalPalace.vn

Bình luận