Nhớ là bữa tiệc cũng phải cân đo được ngân sách

5 tuyệt chiêu tìm địa điểm tổ chức sự kiện tại TP HCM

Bạn là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP HCM? Hay là một nhân viên được sếp giao cho việc tìm địa điểm tổ chức buổi tổng kết cuối năm của công ty?

Dù tổ chức buổi tiệc, sự kiện như thế nào, mục đích là gì thì lựa chọn địa điểm phù hợp vẫn là yếu tố quan trọng thiết yếu, cũng là việc làm đau đầu nhiều nhà tổ chức.

Bài viết sau đây sẽ giúp bạn xoá tan nỗi lo đó bằng cách cung cấp những tuyệt chiêu tìm địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM.

1. Chọn địa điểm theo mục đích sự kiện

Như mọi cuốn sách hay những người nổi tiếng vẫn nói, đặt mục tiêu là điều quan trọng đầu tiên khi bạn làm bất cứ việc gì.

Mục tiêu là bản đồ đường đi đến một sự kiên thành công. Có mục tiêu là có đích đến, cả team sẽ có thêm động lực làm việc.

Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra, rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều những hoạt động chắp ghép hơn là một dòng chảy có tính liên tục và kết hợp chặt chẽ.

Mục tiêu sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung và giữ mọi việc không chệch khỏi đường ray.

Ý tưởng cho một buổi tiệc rất quan trọng
Ý tưởng cho một buổi tiệc rất quan trọng

Vậy hãy đặt câu hỏi “Tại sao lại có sư kiện này?” để từ đó tìm địa điểm phù hợp nhất. Ví dụ hội thảo, hội nghị chuyên đề nên tổ chức ở các trung tâm hội nghị; tiệc sinh nhật có thể tổ chức ở các quán cà phê hay sân vườn.

Còn những bữa tiệc cuối năm, họp báo, kỉ niệm thành lập công ty…phù hợp hơn với những khách sạn, nhà hàng chuyên nghiệp với sảnh tiệc lớn để đảm sự sang trọng, lịch sự.

2. Chọn địa điểm theo khách mời tham dự

Thái độ và phản ứng của những người tham gia là yếu tố quan trọng nhất làm nên thành công cho sự kiện. Một địa điểm tốt cần phải phù hợp với số lượng khách tham dự, mọi người có thể giao tiếp tương tpác với nhau mà vẫn có không gian nhất định.

Không gian quá chật chội khiến khách mời thấy không thoải mái, ngược lại địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê.

Từ đó lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị – sự kiện có dịch vụ chuyên nghiệp, có không gian sảnh đón tiếp, phòng hội nghị với diện tích phù hợp, màu sắc và trang trí theo đặc tính đối tượng.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cho khách mời
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cho khách mời

>> Tham khảo ngay đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP HCM ít người biết.

3. Chọn theo ý tưởng

Ý tưởng là nhân tố làm sự kiện trở nên riêng biệt, đáng nhớ trong mắt khách mời. Để có thể truyền tải được ý tưởng của ban tổ chức một cách trọn vẹn, địa điểm tổ chức cần đảm bảo có đầy đủ các trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết.

Ví dụ các sảnh tiệc, hội nghị của Crystal Palace luôn hỗ trợ đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp chất lượng cao; màn hình led cỡ lớn và các concept trang trí theo chủ đề.

Bạn cũng nên cân nhắc cách thiết lập của sự kiện để định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi, tiệc buffet hay tiệc có kèm khiêu vũ thì diện tích bình quân cho mỗi người là khác nhau, nên sảnh tiệc cũng có độ lớn nhỏ khác nhau.

4. Chọn theo ngân sách

Khi bạn phải cân nhắc giữa 2 địa điểm, hãy xem đến yếu tố chi phí. Bạn chỉ có một ngân sách cho trước và chỉ có thể chi tiêu trong khoản đó để tổ chức sự kiện mà thôi.

Một chuyên gia trong ngành dịch vụ-sự kiên từng chia sẻ “Để có ý tưởng không khó, quan trọng là phải có tiền”. Nghe có vẻ đáng buồn với những hoạt động sáng tạo nhưng đó là sự thật!

Nhớ là bữa tiệc cũng phải cân đo được ngân sách
Nhớ là bữa tiệc cũng phải cân đo được ngân sách

Vậy đâu là giải pháp? Tìm đến những nơi có cung cấp các dịch vụ ưu đãi; cắt những khoản chi có thể; tìm hiểu trước tại nơi tổ chức xem dịch vụ nào có phí và miễn phí để tránh những chi phí phát sinh; tận dụng tối đa không gian tại địa điểm tổ chức để giảm phí trang trí; kêu gọi nguồn tài trợ… là một số gợi ý cho những người làm event.

5. Cân nhắc các yếu tố phụ

– Vị trí:

Tâm lý hầu hết mọi người đều không muốn di chuyển xa cho nên người tổ chức event thường có xu hướng chọn các địa điểm càng gần trung tâm càng tốt.

Các địa điểm xa trung tâm, cho dù là chỉ ở các quận Tân Bình, Quận 5… dù rộng rãi và cơ sở hạ tầng tốt hơn thì vẫn bị coi như có sự bất lợi.

Những yếu tố phụ liên quan đến nơi để xe, dịch vụ đi kèm khá quan trọng
Những yếu tố phụ liên quan đến nơi để xe, dịch vụ đi kèm khá quan trọng

– Chỗ gửi xe:

Với những sự kiện quy mô khoảng vài trăm người, khó mà tìm được quán cà phê hay tòa nhà văn phòng nào có sức chứa đủ lớn cho khách mời gửi xe.

Lúc này người tổ chức nên cân nhắc tới các trung tâm hội nghị hay khách sạn, nhà hàng có bãi đậu xe riêng; hoặc chuẩn bị một địa điểm và hướng dẫn cho khách mời.

– Tiện ích và dịch vụ đi kèm:

Cần xác định ngay từ đầu xem tại nơi bạn chọn tổ chức sự kiện, dịch vụ nào tính phí và dịch vụ nào được ưu đãi, lên danh sách rõ ràng để tiết kiệm chi phí và tránh những phát sinh không đáng có.

Nếu bạn đang gặp vấn đề trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hay cần sự tư vấn để chương trình bạn tổ chức thì đừng chừng chờ mà hãy nhanh chóng liên hệ để được sự hỗ trợ từ công ty chúng tôi.

Crystal Palace với vị trí đắc địa, những không gian tổ chức tiệc – hội nghị sang trọng, chuyên nghiệp cùng nhiều dịch vụ ưu đãi hấp dẫn chắc chắn sẽ khiến mỗi sự kiện của bạn trở nên hoàn hảo.

>> Bạn nên xem qua địa điểm tổ chức sự kiện tại TP HCM đẳng cấp 4 sao của chúng tôi để tham khảo cho những sự kiện quan trọng của mình.

CrystalPalace.vn

Bình luận